W trakcie swojej działalności produkcyjnej każde przedsiębiorstwo tworzy wiele dokumentów, wymaganych do przechowywania przez niektóre, a czasami dość długi czas. Właśnie do tego potrzebna jest organizacja archiwum.
Instrukcja
1
Stwórz odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów w archiwum. Przede wszystkim pomieszczenie musi być zabezpieczone przed bezpośrednim wpływem światła słonecznego, wilgotność powietrza nie może przekraczać dopuszczalnego poziomu, a także musi być zamknięty dostęp do obcych.
2
Należy pamiętać, że wymagania do pomieszczeń archiwum, jego rozmieszczenie nie jest dozwolone w drewnianych zabudowaniach, zniszczonych budynkach, budynkach z surowymi zasadami, чердачными lub podpiwniczony. Przy tym pomieszczenie przeznaczone do przechowywania różnych dokumentów archiwalnych w odpowiednio przystosowanym budynku musi być odizolowana od innych pomieszczeń, które znajdują się w tym budynku. Nie jest dozwolone umieszczanie archiwum w pomieszczeniach budynków, które są zajęte usługami gastronomii, organizacjami, zawierające chemiczne lub łatwopalne substancje, magazyny z żywnością.
3
Umieść archiwum organizacji w budynku, odpowiednio przystosowanym lub na specjalnie zbudowanym do przechowywania dokumentacji. Pomieszczenie musi być отдалено od niebezpiecznych obiektów, zgodnie bezpieczeństwa pożarowego. Do takich, na przykład, można przypisać postoju pojazdów, stacji paliw, garaże. Również w pobliżu pomieszczeń archiwum przedsiębiorstwa nie musi istnieć obiektów zanieczyszczających powietrze.
4
Należy pamiętać przy wyborze pomieszczenia, odpowiedniego dla organizacji archiwum, że do prawidłowego działania archiwum należy kilka odrębnych pomieszczeń: archiwum; pomieszczenie do przyjmowania dokumentów; pomieszczenie do wykorzystania znajdujących się na przechowywanie dokumentów; pokój pracy dla pracowników archiwum.
5
Odsunąć archiwum od laboratoryjnych, bytowych i produkcyjnych. Przy tym, należy pamiętać, aby nie miało ono wspólnych kanałów wentylacyjnych z nimi i отделялось od sąsiednich pomieszczeń za pomocą ogniotrwałych ścian i stropów o odporności ogniowej nie mniej niż dwóch godzin. Również, w pomieszczeniach archiwum wykluczyć, układanie rur kanalizacji i zaopatrzenia w wodę.
6
Sporządź dla organizacji przechowywania „rozporządzenie w sprawie przechowywania dokumentów” i zatwierdzić go u kierownika. Oprócz tego, na rozkaz kierownika powinno być przypisane do osoby, która będzie odpowiedzialny za archiwum. Tworzony jest również specjalna komisja ekspertów, która będzie przeprowadzać okresowe badania dokumentów na ich zgodność z terminów przechowywania.
Kategoria:
Etyka w biznesie
