Kolejność składania zleceń dla przedsiębiorstwa jest instalowany instrukcją biurowości. Przy tym ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów odbywa się w specjalnej księdze rejestracji zleceń, który obowiązkowo musi pojawić się u każdej organizacji.
Instrukcja
1
Forma dziennika rozkazów. W dużych przedsiębiorstwach zajmuje się tym jeden pracownik ds. biurowości, małe firmy do tych celów wyznaczyć osoba odpowiedzialna. Można używać jako zatwierdzony formularz księgi rejestracji, jak i opracowanej samodzielnie.
2
Przygotuj okładkę dziennika rozkazów. Powinna ona być wykonana z mocnego materiału, aby arkusze zleceń nie niszczony podczas przechowywania. Warto zauważyć, że dane dokumenty powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat.
3
Napisz na okładce nazwę firmy, tytuł książki i okres. W zależności od częstotliwości wydania rozkazów w organizacji plik dziennika może być przeznaczony na miesiąc, kwartał lub rok. Na tylnej stronie okładki zawierają informacje o właścicielu twarzy za prowadzenie i przechowywanie dokumentu.
4
Wybierz jeden ze sposobów przechowywania zleceń w księdze rejestracji. Mogą one подклеиваться w książce lub wklejać za pomocą zszywacza. Druga opcja jest lepszym rozwiązaniem na wypadek, jeśli chcesz zdobyć jeden z rozkazów i zrobić jego kopię. Wszystkie zlecenia muszą być ułożone w porządku chronologicznym. Niektóre firmy zastrzegają kopie pokoje, które mogą być konieczne do przeprowadzenia rozporządzeń z mocą wsteczną. Jednak ten sposób jest niezgodne z prawem, więc nie należy im się nadużywać.
5
Opracuj wspólny formularz dla zleceń przedsiębiorstwa. Zazwyczaj jest to papier firmowy, w którego górnej części znajduje się zawczasu przygotowane dane firmy: nazwa, adres i dane rejestracyjne.
6
Złóż zlecenie. Umieścić jego numer i datę sporządzenia. Po tym wymyśl tytuł, który powinien krótko odpowiadać na pytanie „po co?”. Tekst podstawowy składa się z wykładu podstawy rozkazu i wykonawczej części. Na koniec umieścić podpis prezesa lub innego upoważnionego podmiotu.
7
Po rozkazy wydawane jest w księdze rejestracji zleceń. Jeśli dokument dotyczy pracowników przedsiębiorstwa, na przykład powstaje komisja, to te osoby powinny pamiętać, że zapoznali się z rozkazem i umieścić swój podpis.
Kategoria:
Sporządzenie dokumentów
