Rozkazy są lokalnymi dokumentami organizacji, niezbędne dla rozwiązania bieżących problemów w działalności organizacji. Po wydaniu rozkazów należy rejestrować w specjalnych książkach. W organizacji powinny być wypełniane księgi rejestracji zleceń na podstawowej działalności i personalnej.
Trzeba
- – piśmienne książki lub grube zeszyty.
Instrukcja
1
Zamów książki rejestracji zleceń. Ponieważ wewnętrzne dokumenty dotyczące bieżącej działalności i personalnej muszą zarejestrować się oddzielnie, dostać kilka takich książek – dla zleceń na podstawowej działalności, w administracyjno-gospodarczej, dla pracowników, wyjazdów, macierzyńscy itp.). Разлинуйте na rubryki strony zakupionych książek. Napisz w „czapce” nazwy kolumn: nr p/p, Numer zamówienia, Data, treść, Podpis wykonawcy.
2
Dokonaj strony tytułowe książek, pisząc nazwę od ręki lub wydrukować na komputerze(Księga rejestracji zleceń na _________(podstawowej działalności personalnej, macierzyńscy, podróżowania itp. za______ rok). Ponumeruj arkusze książek. Прошнуруйте je za pomocą szydło i nici. Z drugiej strony książek nakleić karteczki z napisem: „Пронумеровано, прошнуровано __ arkuszy”. Wprowadź datę, swoje stanowisko, zaznacz podpis i deszyfrowanie podpisu. Ustaw drukowanie (dla dokumentów lub kadrową).
3
Rejestrowanie zleceń w książkach po ich otrzymaniu. Rób wpisów ostrożnie, w miarę możliwości, nie dopuszczając do poprawek. W kolumnie „nr p/n” podaj numer rekordu, w kolumnie „numer zlecenia” – numer dokumentu, w kolumnie „Data” – data, określonej w zarządzeniu (a nie datę rejestracji). W rubryce „treść” napisz, o czym rozkaz. W rubryce „Podpis wykonawcy” musi podpisać pracownik, któremu przeznaczona jest wykonanie rozkazu.
Należy zwrócić uwagę
Okres przechowywania zleceń w zakładzie podstawowej działalności organizacji i personalnej – 75 lat, nakazów administracyjno-gospodarczej – 5 lat.
Porada
Podczas wypełniania książki pozostawiać między wypełnionych wierszy 2-3 wolnych – mogą się przydać do rejestracji zleceń, które można wyciągnąć „z mocą wsteczną” (numer rozkazu będzie za ułamek – 1/1,1/2, itp.).
Poprawki w księdze rejestracji zleceń lepiej to zrobić w następujący sposób: wytnij kawałek papieru z ostatnich arkuszy (można ich nie numerowanie), starannie zakleić nieprawidłowe nagrywanie i zrobić nową.
Kategoria:
Sporządzenie dokumentów
