Przepływ dokumentacji nazywane są pisma urzędowe, które organizacja kieruje zewnętrznych odbiorców (dostawców, odbiorców, nadzorczej organy itp.) lub inne miasta kolegom. Odpowiedzialność za pracę z tej korespondencji dzielą zazwyczaj dwóch pracowników: opracowanie i clerk. Do obowiązków pierwszy obejmuje przygotowanie i uzgodnienie tekstu. Drugi rejestruje pismo, wysyła oryginał z przeznaczeniem i przechowuje narzędzia kopię.
Trzeba
- – formularz organizacji;
- – komputer, na którym zainstalowany edytor tekstu;
- – dziennik wychodzącej dokumentacji.
Instrukcja
Jeśli kompilator
Przygotuj projekt dokumentu. Wychodzące wiadomości e-mail mogą być dotacje i reakcji. W pierwszym przypadku zaczynasz (zainicjowaniu) korespondencji z inną organizacją lub konkretnym człowiekiem w jakiejś sprawie stanowisko. Odpowiedzi na pismo powinno zawierać informacje istotne dla поступившему życzenie.
Wydrukuj list w dwóch egzemplarzach na papierze firmowym organizacji. Śledź poprawnością dekoracji górnej części dokumentu, tzw. „czapki”. Oprócz danych firmy, znajdujących się w formularzu po prawej stronie, w niej zawiera dane odbiorcy i tytuł listu.
W lewym górnym rogu wpisz tytuł, inicjał imienia i nazwisko osoby, której dokument jest przeznaczony, adres firmy lub osoby prywatnej. Kolejność podawania informacji musi być dokładnie takie, jak np.:
„Dyrektor generalny SP. z o. o. „Fala”
I. I. Się Do Psa
Robocza ul., w. 37, ob. 14,
Saratów, 109235″.
Po prawej stronie, pod danymi organizacji, umieść nagłówek wiadomości. Powinien on być krótki, wyraźnie odzwierciedlającym zawartość tekstu. Na przykład: „O przeprowadzeniu rutynowych kontroli stanu sanitarnego budynku” lub „O udzielenie informacji o domach, wymagających gruntownego remontu”.
Zacznij tekst podstawowy z dostępu do adresata i podania powodu, dla którego mu kieruje ten list. Na Przykład: „Szanowny Iwanie Iwanowiczu! Informujemy o przeprowadzeniu w dniu 14 stycznia 2011 roku planowej kontroli stanu sanitarnego wynajmowanego budynku”.
Jeśli do wysyłania dokumentu znajdują się aplikacji, proszę wymienić ich po tekście, na przykład: „Aplikacja na 3 km w 1 egz.”. Na samym dole ostatniej strony tekstu musi być podany opracowanie dokumentu. Zazwyczaj autor listu drukuje swoje nazwisko, inicjały i telefon służbowy mniejsze podstawowej czcionki.
Uzgodnij list z urzędnikami, biorących w organizacji rozwiązania jakiegoś kierunku. Na przykład dokumenty, które wymagają przepływu środków pieniężnych, potwierdza księgowy, a odpowiedzi na żądanie urzędu skarbowego – prawnik. Pracownicy organizacji, одобряющие list, umieścić osobiste podpisy z transkrypcją na drugim egzemplarzu na końcu tekstu, poniżej miejsca dla wizy kierownika. Po uzyskaniu niezbędnych zezwoleń wychodzący dokument podpisuje szef organizacji.
Powiedz делопроизводителю uzgodniony i podpisany dokument. Jeśli chcesz zachować kopię, wydrukuj dodatkowo jeszcze jeden egzemplarz. Poproś recepcjonistki umieścić na nim wychodzący pokój.
Jeśli jesteś clerk
Weź do wysłania e-maila u zleceniodawcy. Sprawdź dostępność i poprawność rejestracji podstawowych danych, wiz zgody, informacji o составителе i podpis kierownika. Należy zwrócić uwagę na dostępność aplikacji do e-maila.
Zablokować informacje o dokumencie w dzienniku korespondencji wychodzącej. Jeśli twoja organizacja przeszła na elektroniczny obieg dokumentów, należy postępować zgodnie z instrukcją prowadzenia bazy danych. Dla tradycyjnego papierowego dziennika surowych zasad rejestracji nie ma. W praktyce jednak najczęściej używana jest tabela z następującymi wykresami:
– data;
– numer dokumentu wyjściowego;
– odbiorca;
– krótki spis treści (tytuł);
– opracowanie dokumentu;
– uwaga.
Wychodzący pokój kształtuje się w następujący sposób. Najpierw wprowadź nomenklatura numer folderu, w którym przechowywane są kopie wychodzących wiadomości e-mail. Po myślniku lub ukośnik napisz numer konkretnej listy. Masz: „01-14-256” lub „01-14/256”, gdzie 01-14 – numer sprawy, 256 – numer dokumentu.
Wpisz wychodzący pokój w specjalną linię blanca. Dla tego samego listu należy podać również numer przychodzącego dokumentu, z którym jest związana. Zaklej pierwszy egzemplarz listu (bez wiz uzgodnienia) w kopertę i kontaktowego do odbiorcy. Kopię dokumentu hem do odpowiedniego folderu-sprawa.
Powiązane artykuły
