Zlecenie — dokument, który ma duże znaczenie praktyczne. Możesz w nim podać jakieś konkretne działania: przyjęcie i zwolnienie pracownika, postępowanie dyscyplinarne, konieczność wdrożenia nowej technologii i wiele więcej. Plik urzędnik musi zapewnić przechowywanie tego rodzaju dokumentów i możliwość szybko znaleźć. Do tego każdego rozkazu przypisany niepowtarzalny numer identyfikacyjny.
Trzeba
- – rozkazy;
- – dziennik ewidencji;
- – instrukcja кадровому biurowości;
- – 2 lub 3 zszywacza.
Instrukcja
1
Formularz rejestracji zleceń na sztywno nie uregulowane przepisami prawa. Istnieje typowy instrukcja, wydana przez Росархивом 27 listopada 2000 r., gdzie wskazano, że numeracja zleceń na personalnej i podstawowej działalności muszą być prowadzone oddzielnie w obrębie roku kalendarzowego. Jeśli pracujesz w małej firmie, gdzie sekretarz wykonuje pracę recepcjonistki – kup 3 zszywacza i 3 dziennika.
2
Ułóż instrukcję biurowości. Może ona składać się zaledwie z kilku elementów. Określ, jakie rozkazy muszą być przechowywane przez 5 lat, a które – 75. Napisz, na jakie tablice dzielą się zlecenia w firmie i jak zdecydujesz się na ich etykietowanie. Rozkazy na podstawowej działalności zazwyczaj są numerowane liczbą porządkową, a kadrowe – numerem i literą. Na przykład, pokój może wyglądać jak „Rozkaz nr 2 -l/z” lub „Rozkaz nr 2-do”. Dla dokumentów z różnych trwałości wymyśl różne oznaczenia. Na przykład, krótkoterminowe, można oznaczyć jako kadrowe, a długie – jak na personalnej.
3
Podziel rozkazy klatka na 2 części cyklu przechowywania. Dokumenty o przyznaniu kolejnego lub instytucji urlopu krótkoterminowego podróży służbowej, поощрениях i dyscyplinarnych hipoteki są przechowywane przez 5 lat. Rozkazy o pracę, tłumaczenia, rezygnacji, długich podróży i długich urlopów na dole do innego folderu. Na okładkach, prospekty wpisz nazwę folderu i okres przechowywania. Rozkazy na podstawowej działalności hem oddzielnie
4
W dużych firmach rozkazy sporządza różne usługi. W dokumentacji podstawowej działalności, zazwyczaj prowadzi sekretarz, a na personalnej – dział kadr. Odpowiednio, każdy ma swoją teczkę i swoje książki ewidencji. Specjalista działu kadr wystarczy mieć 2 książki i 2 foldery, dzieląc dokumenty dotyczące okresu przechowywania. Jednak przy bardzo dużym документообороте często każdy folder jest podzielony według rodzajów zleceń. Jeśli masz w przedsiębiorstwie przyjęta komponentowy system przechowywania – nadal нумеруйте rozkazy po kolei w ramach wspólnej tablicy i rejestrowanie ich w jednym czasopiśmie.
5
Rozkazy na podstawowej działalności mogą dotyczyć nie tylko całej firmy, ale i poszczególnych jednostek. Opracuj kod dla każdego działu lub zarządzania. To może być litera lub cyfra. Nie zapomnij, że oznaczenie zleceń na podstawowej działalności musi się różnić od tego, która została podjęta w rekrutacji zapisami twojej firmy. Numeracja i w tym przypadku idzie w obrębie wspólnego tablicy „podstawowa działalność”.
Należy zwrócić uwagę
Często zdarza się, że plik urzędnik przychodzi do firmy, gdzie do tego nikt nie zatroszczył się o zamówienie, dokumenty pomylone i był przypisany numer na chybił trafił. U nowego pracownika pojawia się chęć w tym jakiś sens i oznacza to, co już istnieje. Zastanów się, czy warto to robić. Rozebrać rozkazy w macierzy i w zakresie przechowywania, na pewno ma sens. Ale zmiany oznaczenia kadrowych rozkazów nie należy. Pokój musi być zgodne z tym, który ponosi w pracy książkę przyjętego do pracy lub zwolnionego. To może okazać się bardzo ważne w przypadku jakiegokolwiek wypadku. Na przykład, jeśli zajdzie taka sytuacja konfliktu i pracownik będzie decydować o pracę spór w sądzie. Oczywiście, numer i data na dokumencie muszą być zgodne z danymi w księdze rejestracyjnej.
.
Kategoria:
Więcej
