Dostępne w organizację dokumenty podlegają rachunkowości. Zazwyczaj rejestracja przychodzących e-maili – zadaniem kancelarii, ale w małych zespołach ten obowiązek często kładą na sekretarza. Metoda rejestracji korespondencji, ogólnie, szczegółowo opisano w wewnętrznej instrukcji w zakresie biurowości. Jeśli nie jest to możliwe, przy traktowaniu nowych dokumentów należy przestrzegać określonej kolejności działań.
Trzeba
- – dziennik korespondencji przychodzącej;
- – pieczątka „Przychodzący e-mail”.
Instrukcja
1
Zapoznać się i podzielcie wprowadzanych korespondencję. Otwierać trzeba wszystkie e-maile, z wyjątkiem mających specjalną nakładkę, na przykład, „Osobiście kierownikowi” lub „Poufne”, itp. Nie spiesz się wyrzucać koperty, wstępnie sprawdź, czy określono w tekście adres zwrotny. W rejestracji nie wymagają dokumenty księgowe (rachunki, faktury), pozdrowienia, materiały promocyjne.
2
Wpisz informacje o otrzymanych wiadomościach w dzienniku korespondencji przychodzącej. Może on być elektronicznym lub tradycyjnym (papierowym). Wypełniając formularze elektroniczne, postępuj zgodnie z zaleceniami twórców programu. Systemy komputerowe ułatwiają kancelaryjny pracy, pomaga szybko znaleźć potrzebne informacje. Jednak jest w nich ważna jest unifikacja, ścisłe przestrzeganie zasad wprowadzania informacji, w przeciwnym razie dokument może zgubić się w bazie danych.
3
Tradycyjny dziennik kup w drukarni lub złóż samodzielnie w zeszycie formatu A4. Główny wymóg – łatwość wyszukiwania, przejrzystość i dokładność wypełnienia. Wygodnie prowadzić dziennik w postaci tabeli z następującymi wykresami:1. Data rejestracji. Przychodzące wiadomości e-mail należy pamiętać w dniu otrzymania i wieczorem przekazywać do rozpatrzenia przez przełożonego, jeśli w organizacji nie przyjęty inny porządek;2. Numer rejestracyjny. Ten atrybut dokumentu składa się z pokoju, foldery-sprawy Przychodzące dokumenty” (według zatwierdzonego wykazu spraw organizacji) i numerów (od początku roku kalendarzowego) złożenia listów. Na przykład, „nr 01-12-273”, gdzie 01-12 – nomenklatura numer sprawy, 273 – unikalny numer listu. Cała otrzymana korespondencja jest rejestrowana raz, niezależnie od liczby otrzymanych później egzemplarzy, w tym elektronicznych;3. Autor listu (instytucja, osoba prywatna), na przykład „SP. z o. o. „Spotkanie” lub „Administracja dziedzinie, zastępca szefa W. S. Сидоров” itp.; 4. Motyw dokumentu. To pole można wypełnić informacje z nagłówka wiadomości e-mail lub krótko sformułować główną myśl po przeczytaniu. Pisz tak, aby później można było łatwo zapamiętać, o jakim dokumencie jest mowa, i to wyjaśnić kolegom. Na przykład, „O zawarciu umowy na usługi transportowe” lub „O udzielenie informacji w sprawie podatku dochodowego do 12.12.2011” itp.; 5. Wykonawca. Hrabiemu wypełnij po otrzymaniu wizy kierownika. Wpisać nazwisko pracownika, który będzie gotować odpowiedź. Tutaj zaznacz termin realizacji. Termin odpowiedzi na pilną wiadomość, przewiń do kolorowym markerem lub podkreślić.6. Uwagi. Tutaj możesz zrobić adnotację o wykonaniu zlecenia kierownika, lub wskazywać na obecność ważnych aplikacji do e-maila, lub oznaczyć liczbę kopii, znajdujących się u pracowników w pracy.
4
Uzupełnij tabelę według uznania. Na przykład, w obawie o bezpieczeństwo dokumentów, zaznacz pole do podpisu wykonawcy po otrzymaniu listu. Jednak nie należy przeciążać magazyn i się nadmiernie szczegółowymi zapisami. Wszystkie niezbędne informacje zawiera dokument, formularze rejestracyjne tylko pomagają prześledzić fazy pracy nad nim.
5
Na wszystkich listach zaznacz specjalny stempel, na którym określono rodzaj korespondencji – „skrzynka Odbiorcza”. Obraz musi znajdować się w prawym dolnym rogu pierwszej strony dokumentu. Uważaj, aby drukowaniem nie zachodziła na tekst. Numer kolejny i datę otrzymania wpisać w wiersz wycisku ręcznie.
Porada
E-mail należy wydrukować i zarejestruj się w zwykły sposób.
Kategoria:
Biurowe życie
