Przy obchodzeniu się w niektóre organizacje są używane litery ustalonego wzorca. W takich przypadkach, szablony e-mail wydawane są na żądanie. Jeśli opracowanej formy nie ma, list sporządzony w dowolnej formie z uwzględnieniem niektórych niuansów.
Instrukcja
1
Sporządź czapkę listy.
Można określić następujące informacje – stanowisko i nazwę odbiorcy, stanowisko i nazwę nadawcy, organizacja nadawcy, numer telefonu nadawcy. Jeśli nadawca znajduje się w innym mieście, można podać pełny adres pocztowy. Czapka zwykle znajduje się w prawej części strony.
Można określić następujące informacje – stanowisko i nazwę odbiorcy, stanowisko i nazwę nadawcy, organizacja nadawcy, numer telefonu nadawcy. Jeśli nadawca znajduje się w innym mieście, można podać pełny adres pocztowy. Czapka zwykle znajduje się w prawej części strony.
2
Określ istotę e-mail i daj niezbędne komentarze.
Staraj się w dwóch-trzech zdaniach sformułować główną myśl. A następnie skomentuj go i zawiera opis więcej, jeśli jest taka potrzeba. W biznesowych listach najlepiej umieszczać fakty, liczby, bez żadnych emocji. W listach, które mają osobisty odcień, należy odzwierciedlać osobiste doświadczenia.
Staraj się w dwóch-trzech zdaniach sformułować główną myśl. A następnie skomentuj go i zawiera opis więcej, jeśli jest taka potrzeba. W biznesowych listach najlepiej umieszczać fakty, liczby, bez żadnych emocji. W listach, które mają osobisty odcień, należy odzwierciedlać osobiste doświadczenia.
3
Wprowadź datę i podpisać list.
Jeśli to konieczne, wyjaśnij swoje uprawnienia, na podstawie których napisał list. Taką podstawą może być pełnomocnictwo.
Jeśli to konieczne, wyjaśnij swoje uprawnienia, na podstawie których napisał list. Taką podstawą może być pełnomocnictwo.
4
Na osobnej kartce papieru i umieść w celu wyjaśnienia wykresy, tabele, rysunki.
Nie licz na to, że odbiorca sam poprosi o dodatkowe informacje. U ciebie może nie być drugiej możliwości skontaktować się z ważnym pytaniem. Dlatego w skróconej formie daj wszystkie niezbędne niuanse.
Nie licz na to, że odbiorca sam poprosi o dodatkowe informacje. U ciebie może nie być drugiej możliwości skontaktować się z ważnym pytaniem. Dlatego w skróconej formie daj wszystkie niezbędne niuanse.
5
Przed wysłaniem należy przeczytać list na głos, żeby ktoś go nie zrozumiałeś. Zapytaj asystenta, jak zrozumiał istotę e-mail. Jeśli jego słowa nie pokrywają się z celem twojego przesłania, ma sens sformułować list inaczej, ponieważ odbiorca może nie zrozumieć najważniejszego, z punktu widzenia.
Należy zwrócić uwagę
Jeśli list zawiera ważne informacje z ograniczonym okresem czasowym, ma sens przed wysłaniem zadzwonić do odbiorcy i poinformować o rychłym przybyciu e-maile. Aby nie powstała sytuacja, w której odbiorca jest na urlopie lub na zwolnieniu lekarskim, a ty z dnia na dzień jesteście w ciemnościach, dlaczego nie ma reakcji.
Porada
Nowoczesne drukarki umożliwiają drukowanie adres bezpośrednio na kopercie. List będzie wyglądać schludnie i solidnie.
Kategoria:
Literatura
