Jak zdobyć akta do archiwum
Akta wszystkich уволившихся i emerytowanych pracowników należy wysłać do przechowywania w archiwum (artykuł nr 17 ustawy nr 125-Ф3). Pracownik działu kadr zobowiązany jest przygotować dokumenty i przekazać je upoważnionemu pracownikowi archiwum z rąk do rąk.
Trzeba
- – foldery;
- – teczkę;
- – ołówek;
- – spis zawartości;
- – krzywa transferu opis.
Instrukcja
1
Przed oddaniem prywatnych spraw w archiwum starannie przygotować wszystkie dokumenty, które pozostały w dziale kadr po zwolnienia pracowników. Prawem nie jest ustawiony określone terminy, w które trzeba mieć czas, aby przekazać akta osobowe pracowników archiwalnych. Nie powinny one przekraczać 12 miesięcy po które odbyło się zwolnienia.
2
Każda sprawa rozłożyć w odwrotnej kolejności chronologicznej. Jeśli przy zatrudnieniu na pierwszej stronie było oświadczenie napisane przez pracownika o pracę, w dokumentach archiwalnych pierwszą stroną będzie oświadczenie, napisane na zwolnienie.
3
Wszystkie arkusze, ułożone w odpowiednim porządku, obszywać falcówka, ponumeruj w kolejności. Na osobnej kartce zrób inwentarza. Pod kolejnym numerem dokonać w niej wszystkie podpisane arkusze osobiste sprawy.
4
Opis załączyć góry wszystkich stron. Jeśli rezerwujesz sprawa dla każdego pracownika osobno, umieść go w kartonowym folder, dużymi drukowanymi literami napisz pierwszą literę nazwiska pracownika i rok zwolnienia.
5
Podczas biegu spraw w archiwum jest dozwolone zrzucić kilka spraw уволившихся pracowników do jednego folderu, ale ilość arkuszy w niej nie powinno przekraczać 250. W jeden folder złóż sprawy уволившихся pracowników w jeden rok, których nazwiska zaczynają się na tę samą literę. Takie załatwienie spraw osobistych najczęściej używane w dużych przedsiębiorstwach, gdzie w ciągu jednego roku odbywa się wielki strumień zdjęć.
6
Dla wszystkich przygotowanych spraw zrób передаточную płac, która ma ujednolicony formularz. Na wykresie nr 1. zanotować numer seryjny każdej sprawy, w kolumnie nr 2 – indeks każdej sprawy w nomenklaturze, nr 3 – nazwa nagłówka spraw, nr 4 – datę, nr 5 – liczba arkuszy przekazywanych do każdej sprawy oddzielnie, nr 6 – terminy przechowywania, nr 7 – dodatki lub dostępne uwagi.
Należy zwrócić uwagę
Terminy archiwalnych dokumentów stanowią 75 lat.